Steuerfreie Arbeitgeberleistungen: Die beliebtesten Alternativen zur Gehaltserhöhung | impulse (2022)

Steuerfreie Arbeitgeberleistungen Die beliebtesten Alternativen zur Gehaltserhöhung

Statt einer Gehaltserhöhung können Arbeitgeber ihren Mitarbeitern viele andere Extras bieten. Die beliebtesten Arbeitgeberleistungen - und wann sie steuerfrei sind.

Von Verena Bast und Daniel Schönwitz

12. Januar 2022

Steuerfreie Arbeitgeberleistungen: Die beliebtesten Alternativen zur Gehaltserhöhung | impulse (1)

© Mykola Sosiukin / EyeEm / Getty Images

Viele Mitarbeiter fühlen sich im Job unterbezahlt: Das kann zu einem Problem für Arbeitgeber werden. Denn wenn Mitarbeiter dauerhaft unzufrieden mit ihrem Einkommen sind, leidet die Motivation. Im schlimmsten Fall machen sie nur noch Dienst nach Vorschrift.

Nicht jeder Chef kann seinen Mitarbeitern aber mehr Gehalt bieten. Und selbst wenn: Wegen der Steuern und Sozialabgaben kommt nur ein Teil einer Gehaltserhöhung bei den Angestellten an.

Wer seinen Mitarbeitern etwas Gutes tun will, ohne dass der Staat die Hand aufhält, hat aber Alternativen. Wir geben einen Überblick über steuerfreie Arbeitgeberleistungen und erklären, was Chefs beachten müssen, damit es am Ende nicht doch Ärger mit dem Finanzamt gibt.

Informationen zu aktuellen Gesetzesänderungen in Bezug auf steuerfreie Arbeitgeberleistungen finden Sie hier: Gesetzesänderungen 2022: Neue Gesetze im Überblick

Inhalt: Das erwartet Sie in diesem Artikel

Fahrtkosten/Jobticket

Zuschüsse zu Fahrkarten für Bus und Bahn sind bei Mitarbeitern als Gehalts-Extra beliebt und ein gutes Instrument, um die Attraktivität eines Unternehmens als Arbeitgeber zu erhöhen.

Steuerfrei, wenn …

Unser Experte

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Klaus Bührer ist Steuerberater und geschäftsführender Gesellschafter bei Dornbach in München. Die Dornbach Gruppe bietet an 20 StandortenRechtsberatung, Wirtschaftsprüfung, Steuerberatung und Unternehmensberatung an undbetreut vorwiegend mittelständische Unternehmen aus ganz Deutschland.

… der monatliche Zuschuss für die Fahrtickets zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gezahlt wird (keine Gehaltsumwandlung). Zahlt der Arbeitgeber einen Zuschuss, muss die Entfernungspauschale des Arbeitnehmers um diesen Betrag gekürzt werden.

Mehr zum Thema Fahrtkostenzuschuss: Fahrtkostenzuschuss: Die wichtigsten Fakten

Dienstwagen

Auch Dienstwagen sind ein beliebtes Gehalts-Extra.

Steuerfrei, wenn …

… das Auto ausschließlich zu betrieblichen Zwecken genutzt werden darf. Will der Mitarbeiter den Dienstwagen auch privat nutzen, ist das ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil.

Dienstfahrrad

Privat genutzte Dienstfahrräder werden steuerlich begünstigt.

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wenn das Rad dem Mitarbeiter zur Nutzung überlassen wird (keine Übereignung) und der Mitarbeiter das Fahrrad zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Gehalt bekommt. Die Steuerbefreiung gilt für klassische Fahrräder als auch für E-Bikes und ist befristet bis einschließlich dem Jahr 2030.

Die Vergünstigung gilt nicht, wenn das Rad über eine Gehaltsumwandlung finanziert wird. Bei einer Gehaltsumwandlung wird der Leasingbetrag vom Bruttolohn abgezogen, wodurch sich die Steuern und Sozialabgaben verringern. Sie gilt ebenfalls nicht für E-Bikes, die schneller als 25 Stundenkilometer sind und somit als KfZ gelten. In beiden Fällen ist ein Viertel des Bruttolistenpreises zu versteuern.

Was Sie bei Dienstfahrrädern noch beachten müssen: Dienstfahrrad: Was Arbeitgeber wissen sollten – und wie sie profitieren

Parkplatz

In zentralen Lagen mieten Arbeitgeber ihren Mitarbeitern oft einen Parkplatz an.

Steuerfrei, wenn …

… der Chef mit der Tiefgarage einen Vertrag abschließt, damit Arbeitnehmer dort ihre privaten Wagen abstellen können. Das Unternehmen darf Vorsteuern daraus geltend machen, weil der Fiskus in der Anmietung ein ganz überwiegend betriebliches Interesse erkennt. Anders ist es, wenn der Betreffende den Stellplatz selbst mietet und sich die Aufwendungen vom Arbeitgeber erstatten lässt – das ist steuerpflichtig. Eine Gehaltsumwandlung ist nicht möglich.

Restaurant-Schecks

Ein beliebtes Gehalts-Extra sind Restaurant-Schecks fürs Mittagessen, mit denen Arbeitgeber ihren Mitarbeitern jeden Tag einen Teil des Essens und Trinkens bezahlen. Die Schecks können Mitarbeiter dann in Restaurants oder Imbissen um die Ecke einlösen. Eine gute Möglichkeit für kleine Firmen, die sich keine eigene Kantine leisten können.

Steuerfrei, wenn …

… der Arbeitgeber täglich maximal 3,10 Euro zum Mittagessen dazu gibt. Der Verrechnungswert des Restaurant-Schecks darf den amtlichen Sachbezugswert der Mittagsmahlzeit (2022: 3,57 Euro) um nicht mehr als 3,10 Euro übersteigen. Der Wert des Restaurant-Schecks liegt somit bei insgesamt 6,67 Euro. Der Arbeitgeber zahlt also 3,10 Euro und der Arbeitnehmer 3,57 Euro. Pro Tag darf maximal ein Gutschein verwendet werden, eine Einlösung am Wochenende muss ausgeschlossen sein.

Günstiges Kantinenessen

Größere Unternehmen können für ihre Mitarbeiter auch eine Kantine einrichten. Auch hier müssen Arbeitgeber einiges beachten, damit das Finanzamt nicht die Hand aufhält.

Steuerfrei, wenn …

… Arbeitnehmer pro Mittag-/Abendessen 3,57 Euro selbst zahlen. Soll das Essen in der Kantine kostenlos sein, müssen Mitarbeiter darauf Steuern zahlen, und zwar auf den Betrag von 3,57 Euro (= amtlicher Sachbezugswert im Jahr 2022, der die sogenannte Bemessungsgrundlage für die Steuer bildet). Zahlen Mitarbeiter zum Beispiel 2 Euro zu den Kosten des Mittagessens dazu, müssten sie noch 1,57 Euro versteuern.Wollen Arbeitgeber verhindern, dass Mitarbeiter dafür Steuern zahlen müssen, können sie für den Mitarbeiter einspringen und eine Pauschalsteuer aufs Essen ans Finanzamt zahlen.

Frühstück

Mit einem guten Frühstück können Mitarbeiter gut gestärkt in den Tag starten.

Steuerfrei, wenn …

… der Mitarbeiter für das Frühstück 1,87 Euro selbst zahlt. Wollen Chefs ihren Mitarbeitern ein kostenloses Frühstück spendieren, müssen die Mitarbeiter auf den sogenannten Sachbezugswert von 1,87 Euro Steuern zahlen. Ansonsten gilt die gleiche Regel wie beim Kantinenessen.

Mitgliedschaft im Fitnessstudio

Arbeitgeber können Ihren Mitarbeitern auch einen Zuschuss für den Besuch von Fitnessstudios zahlen. Ein einfaches, unbürokratisches Mittel, dass auch kleine Firmen schnell umsetzen können.

Steuerfrei, wenn …

… der Arbeitgeber monatlich maximal 50 Euro der Mitgliedsbeiträge übernimmt. Wenn Mitarbeiter bereits andere Gutscheine (zum Beispiel fürs Tanken) im Wert von 50 Euro erhalten, bleibt fürs Workout jedoch nichts übrig. Die steuerlich unkomplizierteste Variante ist ein Fitnessraum in der Firma, den Mitarbeiter kostenlos nutzen dürfen. „Das ist kein steuerpflichtiger Vorteil“, sagt Klaus Bührer, Steuerberater und Partner bei der Kanzlei Dornbach in München.

Betriebliche Gesundheitsförderung

Wer die Gesundheit seiner Mitarbeiter fördern will, kann auch die Kosten für Rücken-, Raucherentwöhnungs- oder Anti-Stress-Kurse übernehmen.

Steuerfrei, wenn …

… Mitarbeiter pro Jahr Kurse im Wert von bis zu 600 Euro wahrnehmen. Erst danach fallen Steuern und Sozialabgaben an – allerdings nur auf den Teil, der über dem Limit liegt. Wichtig: Die Kurse müssen Kriterien erfüllen, die der Spitzenverband der gesetzlichen Krankenkassen im „Leitfaden Prävention“festgelegt hat. Diese sind auch steuerrechtlich verbindlich. Es ist deshalb sinnvoll, wenn Arbeitgeber frühzeitig eine Krankenkasse in ihre Planungen einbinden.

Unerheblich ist, ob der Arbeitgeber Trainer ins Unternehmen holt oder seinen Mitarbeitern externe Kurse finanziert. Das Finanzamt akzeptiert den Steuervorteil jedoch nur, wenn der Arbeitgeber die Leistungen für die Betriebliche Gesundheitsförderung zusätzlich gewährt. Unternehmer dürfen also nicht im Gegenzug das Gehalt senken.

Bildschirmbrille

Gerade ältere Mitarbeiter brauchen für die Arbeit vorm Computer oft eine spezielle Brille.

Steuerfrei, wenn …

… der Augenarzt bescheinigt, dass diese notwendig ist. Die Kosten für die Brille müssen außerdem zusätzlich zum Gehalt gezahlt werden. Wenn das erfüllt ist, ist die Brille sogar unbegrenzt steuerfrei.

Handy und Laptop

Besonders beliebt als Gehalts-Extra bei Mitarbeitern: das Firmenhandy oder -laptop.

Steuerfrei, wenn …

… das Gerät offiziell dem Arbeitgeber gehört und lediglich die Privatnutzung erlaubt ist. Wie lange und oft das Gerät auch privat genutzt wird, ist unerheblich und muss nicht belegt werden. Auch Monitor, Scanner, externe Festplatten, Datenträger und zusätzliche Akkus oder die ergonomische Maus werden steuer- und abgabenfrei gewährt.

Gegenüber dem Finanzamt sollten Arbeitgeber zwar einen Grund nennen können, warum ein Mitarbeiter ein solches Gerät braucht. „Ein Grund könnte beim Handy aber schon sein, dass der Mitarbeiter erreichbar sein muss“, sagt Steuerexperte Klaus Bührer. Normalerweise werde das vom Finanzamt aber nicht hinterfragt. Die Kosten für das Diensthandy können vom Arbeitgeber komplett als Betriebsausgabe abgesetzt werden, auch wenn der Mitarbeiter das Gerät größtenteils privat nutzt.

Kindergartenzuschuss

Ob Kindergarten, Tagesmutter oder sogar Über-Nacht-Betreuung: Der Zuschuss zur Kinderbetreuung ist für Unternehmen eine gute Möglichkeit, die Angestellten zu unterstützen und sich selbst zu einem attraktiveren Arbeitgeber zu machen. Und für Arbeitnehmer ist es ein nettes Bonbon, wenn der Chef zum Beispiel die Hälfte der Kita-Gebühren übernimmt.

Steuerfrei, wenn …

… der Zuschuss zusätzlich zum Gehalt gezahlt wird. Wenn das erfüllt ist, ist der Zuschuss sogar unbegrenzt steuerfrei: Theoretisch kann der Arbeitgeber die kompletten Kosten übernehmen, die für die Betreuung von nicht schulpflichtigen Kindern anfallen. Das gilt für klassische Kindergärten ebenso wie für Kindertagesstätten oder Tagesmütter. Steuerfrei ist auch, wenn der Arbeitgeber Kosten für Dienstleistungsunternehmen übernimmt, die den Arbeitnehmer hinsichtlich Kinderbetreuung berät oder die Betreuungspersonen vermitteln. Für das Kindermädchen daheim gilt das Privileg jedoch nicht, hier ist ein Zuschuss steuerpflichtig.

Gutscheine

Wenn Mitarbeiter gerne ins Theater oder Kino gehen, können Arbeitgeber ihnen dafür Gutscheine spendieren. Auch Tankgutscheine, Gutscheine für Online-Händler, Kundenkarten von Shoppingcentern oder Stadtgutscheine sowie Gutscheine für Bücher und Streamingdienste sind möglich.

Steuerfrei, wenn …

… der Gutschein zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gezahlt wird (keine Gehaltsumwandlung) und der Wert der Gutscheine 50 Euro pro Monat nicht übersteigt. „Sobald die Grenze überschritten wird, ist die gesamte Summe steuer- und sozialabgabenpflichtig“, warnt Klaus Bührer. Außerdem muss aus dem Gutschein klar hervorgehen, dass der Mitarbeiter ihn nicht in Geld umtauschen darf. „Sonst wertet das Finanzamt die Zuwendung als steuerpflichtigen Barlohn“, sagt der Steuerexperte.

Bei Geldkarten oder Prepaidkarten muss zusätzlich darauf geachtet werden, dass diese nur einen begrenzten Kreis von Akzeptanzstellen beinhalten (zum Beispiel Geldkarten für einen Einkauf in einem bestimmten Geschäft oder in einem bestimmten Einkaufscenter mit verschiedenen Geschäften).

Bei Online-Händlern dürfen nur Waren oder Dienstleistungen aus dessen eigener Produktpalette gekauft werden können. Amazon-Gutscheine sind somit nicht steuerfrei. Tankgutscheine einer bestimmten Tankstellenkette wiederum schon.

Zusatzkrankenversicherung

Auch eine Zusatz-Krankenversicherung ist unter Beschäftigten beliebt, weil sie besseren Schutz als die gesetzliche Kasse bietet.

Steuerfrei, wenn …

… Firmen für die Belegschaft eine solche abschließen und die Beiträge zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn zahlen. Dann bleibt die Leistung bis zur Grenze von 50 Euro im Monat abgabenfrei. Darüber hinaus handelt es sich um einen geldwerten Vorteil. Außerdem darf kein Bargeld aus der Police ausgezahlt werden können.

Geburtstagsgeschenke an Mitarbeiter

Wer seinen Mitarbeitern zum Beispiel zum Geburtstag etwas Gutes tun will, kann ihnen Geschenke überreichen. Damit darauf keine Steuern anfallen, müssen Arbeitgeber allerdings einige Dinge beachten.

Solche Geschenke sind steuerfrei, wenn …

… sie zu persönlichen Anlässen des Mitarbeiters übergeben werden, also zum Beispiel zu einem Geburtstag, der Hochzeit oder der Geburt eines Kindes. Dafür gilt eine Steuer-Freigrenze von 60 Euro (inklusive Umsatzsteuer). Ist das Geschenk auch nur einen Cent teurer, ist es steuerpflichtig. Geschenke zu persönlichen Anlässen sind auch mehrmals pro Monat oder Jahr steuerfrei, zum Beispiel wenn ein Arbeitnehmer Geburtstag hat und ein Kind bekommen hat.

Geschenke in Bargeld gelten dagegen immer als Arbeitslohn und müssen versteuert werden. Für Geschenke, die nicht zu einem Geburtstag oder einer Hochzeit überreicht werden, gilt die Sachbezugsfreigrenze von 50 Euro. Das heißt, das Geschenk darf pro Monat einen Wert von 50 Euro nicht übersteigen, wenn es steuerfrei sein soll. In diese Freigrenze müssen auch andere Zuwendungen (Tankgutscheine, Zuschuss fürs Fitnessstudio, …) eingerechnet werden. Wichtig: Wird diese Grenze auch nur geringfügig überschritten, ist das Geschenk steuerpflichtig.

Personalrabatte

Ob für Kleidung, Bücher oder ein Haarschnitt: Arbeitgeber können Ihren Mitarbeitern bis zu einer gewissen Grenze steuerfrei Rabatte auf die eigenen Produkte oder Dienstleistungen geben.

Steuerfrei, wenn …

… Mitarbeiter maximal für 1080 Euro pro Jahr beim Arbeitgeber einkaufen. Der Freibetrag für Preisnachlässe gilt auch für Dienstleistungen wie Haarschnitte oder die Installation von Computern.

Gemeinsame Ausflüge / Urlaub

Mitarbeitern einen Urlaub zu bezahlen, kann ein besonderes Gehalts-Extra sein. Es muss aber nicht gleich ein ganzer Urlaub sein, den Chefs ihren Mitarbeitern spendieren. Auch Ausflüge können das Team zusammenschweißen und das „Wir-Gefühl“ stärken.

Steuerfrei, wenn …

… die Kosten für das Team-Event höchstens 110 Euro betragen. Alles, was darüber hinausgeht, müssen Mitarbeiter als geldwerten Vorteil versteuern. Wird der Betrag überschritten, kann der Arbeitgeber alternativ die Steuer für den Mitarbeiter übernehmen und eine Pauschalsteuer von 25 Prozent darauf zahlen.

Betriebsfeiern

Ein Grillabend im Sommer, eine Weihnachtsfeier im Winter: Betriebsfeiern sind ein beliebtes Mittel, um Mitarbeitern etwas Gutes zu tun. Wer gemeinsam mit seinen Mitarbeitern feiern will, kann dies unter bestimmten Bedingungen auch tun, ohne dass der Staat die Hand aufhält.

Steuerfrei, wenn …

… die Ausgaben dafür pro Mitarbeiter höchstens 110 Euro betragen. Pro Jahr sind maximal zwei Betriebsfeiern steuerfrei. Liegen die Kosten pro Feier und Kopf über 110 Euro, muss der Mitarbeiter auf diesen Betrag Steuern zahlen: Möchte der Chef den Freibetrag einhalten, sollte er gut planen. Denn die Summe muss alles abdecken: die Verpflegung, aber beispielsweise auch die Miete für die Räumlichkeiten oder die Kosten für einen DJ – also alles, was zur Ausgestaltung der Betriebsparty zählt.

Wird der Betrag überschritten, kann der Arbeitgeber alternativ die Steuer für den Mitarbeiter übernehmen und eine Pauschalsteuer von 25 Prozent darauf zahlen.

Wäscheservice

Arbeitgeber können auch das Waschen und Bügeln von Berufskleidung oder die Reinigungskosten übernehmen.

Steuerfrei, wenn …

die Arbeitskleidung – beispielsweise der Blaumann – dem Mitarbeiter nur überlassen wird, sie also weiter der Firma gehört. Zu beachten: Auch Führungskräftenoder Mitarbeitern, die stets mit Hemd oder Bluse zur Arbeit erscheinen müssen, können Chefs die Reinigungskosten erstatten. Dann ist das Gehalts-Extra allerdings immer steuerpflichtig.

Steuerfreie Arbeitgeberleistungen: Diese Regeln müssen Sie grundsätzlich beachten

Gezielt honorieren

Grundsätzlich stehen steuerfreie Leistungen allen Kollegen offen. Erhält eine Mehrheit Tankgutscheine, dürfen Einzelne nicht ausgegrenzt werden. Arbeitgeber können bestimmte Extras aber auf Gruppen (bei Kita-Zuschüssen etwa Eltern mit kleinen Kindern) begrenzen. Wer mangels Kinder oder wegen Kinderbetreuung zu Hause keinen Kita-Zuschuss bekommt, kann keinen Ersatz verlangen.

Zusätzlich zahlen

Die meisten steuerfreien Extras sind als Ergänzung zum Lohn zu gewähren: Das Gehalt darf nicht entsprechend gesenkt werden. Unternehmen dürfen sie aber auf Sonderzahlungen wie Weihnachtsgeld anrechnen, wenn sie diese freiwillig zahlen und kein vertraglicher Anspruch besteht.

Detailliert auflisten

Betriebsprüfer beäugen Extras misstrauisch. Unternehmer sollten dokumentieren, wer Leistungen erhält und was diese wert sind. Bei Gesundheitskursen müssen die Ausgaben auf die Teilnehmer umgerechnet werden. Die private Nutzung von Firmenhandys und -laptops muss nicht erfasst werden.

Belege sammeln

Arbeitgeber sollten nachweisen können, dass Tankgutscheine nicht in Bargeld umgetauscht werden dürfen. Zudem müssen sie von Eltern, die Kita-Zuschüsse kassieren, Betreuungsbelege einsammeln. Bei Gesundheitskursen sind Teilnahmebescheinigungen und Abrechnungen der Honorarkräfte wichtig.

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Author: Fr. Dewey Fisher

Last Updated: 09/01/2022

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